Manajemen Proyek dan Resiko #Tugas 3
Minggu ke-7 - Manajemen Biaya
#Tugas 3 terdiri dari Minggu 7,8,9 dan 10
Minggu ke-7 - Manajemen Biaya
Manajemen Biaya
Dalam menjalankan sebuah
proyek, pastinya memerlukan estimasi biaya yang jelas dan terstruktur.
Tujuannya agar kedepannya jika ada sesuatu yang tidak diinginkan terjadi, bisa
diperbaiki dengan manajemen biaya yang ada.
Manajemen Biaya meliputi proses-proses yang
diperlukan untuk menjamin agar proses estimasi biaya peraktivitas
dapat diperoleh secara realistis, dan anggaran biaya total yang telah
disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup
proyek.
EARNED VALUE MANAGEMENT
- Membuat estimasi biaya per aktvitas.
- Menyusun anggaran biaya total (Budget At Completion/BAC)
- Mengawasi besarmya biaya yang dikeluarkan apakah sesuai anggaran (Cost variance dan Cost Perfomance Index) dan membandingkan rencana pencapaian pekerjaan (ScheduleVariance dan Schedule Perfomance Index)
- Mendapatkan informasi kinerja proyek dan menghitung perkiraan anggaran biaya total (Estimate at Completion) apakah masih sesuai degan BAC
- Mendapatkan informasi realisasi pencapaian pekerjaan lalu menghitung berapa anggaran yang harus disediakan untuk menyelesaikan proyek
NET PRESENT VALUE
Metode untuk menghitung
nilai ekuivalen saat ini, bagi suatu perkiraan pendapatan di masa depan.
Apabila NPV bernilai positif dapat dikatakan proyek dikatakan layak untuk
dilaksanakkan.
CASH FLOW ANALYSIS
Metode untuk
menyiapkan,menganalisis, dan memastikan arus kas pengeluaran dan pemasukansuatu
proyek sehingga proyek secara keseluruhan berjalan lancer
BIAYA LANGSUNG
Biaya yang terkait langsung
dengan suatu proyek misalnya gaji anggota proyek, pembelian barang, dll.
· Umumnya komponen biaya
langsung dicantumkan dalam rencana anggaran proyek
LIFE CYCLE COSTING
· Estimasi total biaya selama
masa pemanfaatan sebuah produk/proye.
· Ex : Biaya pembelian, biaya
pemeliharaan, dll
PROSES UTAMA MANAJEMEN
BIAYA PROYEK
·
Membuat estimasi biaya per
aktivitas, penjadwalan proyek, millestone, dan juga infromasi risiko serta
ekspektasi mutu.
·
Menganalisa proyek dengan
teknik estimasi biaya dengan estimasi waktu, karena dua hal tersebut sangat
berhubungan. Teknik yang dapat digunakan antara lain memakai data terlebih
dahulu, data publikasi dari asosiasi, parametric, PERT, Analisis Buttom-up,
dll.
·
Untuk mendapatkan akurasi
yang optimal, dibutuhkan estimasi biaya untuk semua aktivitas dalam suatu
proyek terutama biaya langsung proyek. Dan selanjutnya dilanjutkan dengan
penjumlahan yang akan menghasilkan total anggaran sebagai basis pelaksanakkan
proyek.
·
Ciri timing dan akurasi
estimasi biaya :
1. Estimasi Pendahuluan
2. Estimasi Anggaran
3. Estimasi Definitif
·
Dalam memastikan anggaran
total suatu proyek pengelola proyek juga perlu mininjau isi kontrak, ruang
lingkup pekerjaan, asumsi, dan dasar estimasi setiap aktivitas, dll. Serta
kebijakan dan peraturan perusahaan terkait masalah anggara dan manajemen biaya
termasuk kebijakan cadangan proyek.
·
Semua hal yang relevan
dengan aspek pengendalian anggaran diperlukan suatu Proses Cost Control
(Pengendalian Anggaran)
·
Metode utama yang digunakan
dalam pengendalian biaya adalah Earned Value Management (EVM)
Sumber :
Dana Prasada
Mulyoto,MBA,PMP. Sartika Kurniali,S.Kom.,MMSI;Super Project
Management, Jakarta 2013,PT Elex Media Komputindo
Minggu ke-8- Manajemen Kualitas
Manajemen Kualitas
Kualitas
Kata ‘kualitas’ memiliki berbagai artian yang
berlainan. Goetsch dan Davis (1994) mengemukakan konsep holistik mengenai
kualitas sebagai kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia,
proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pengguna produk atau
jasa.
Menurut Tjiptono dan Diana (1996), ada tiga tahap
perkembangan konsep kualitas
·
Era Craftsmanship
Seorang tukang ahli (Craftsman) dapat
diartikan sebagai seorang yang sangat terampil mengerjakan semua tugas yang
dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas. Termasuk dalam
hal peranan pimpinan, petugas operasional, dan pengendali kualitas. Pendekatan
ini mulai ditinggal seiring dengan berkembangnya studi waktu dan perlunya
pemisahan antara perencanaan dengan implementasi.
·
Pendekatan
Taylor
Dengan adanya pembagian tugas, manajemen
diberi tanggung jawab perencanaan, bagian operasi ditangani oleh tenaga kerja
atau buruh, dan untuk menjaga kualitas maka dibentuklah departemen kualitas
secara terpisah.
Sejalan dengan meningkatnya volume dan kompleksitas
operasi, kualitas juga berkembang sebagai isu yang semakin rumit. Pendekatan
tradisional yang sarat akan inspeksi tidak lagi memadai. Hasil inspeksi hanya
sekadar menyisihkan komponen produk yang cacat sedangkan penyebab produk cacat
tetap ada dan biaya akibat produk cacat tetap tinggi. Selain itu, muncul
masalah mengenai 3K (komunikasi, koordinasi dan kerjasama). Kenyataan ini
mendorong adanya pendekatan kualitas total atau yang lebih dikenal dengan total
quality management (TQM).
·
Total
Quality Management (TQM)
Konsep TQM dikemukakan pertama kali oleh
Nancy Warren, seorang ilmuwan tingkah laku dari Angkatan Laut Amerika Serikat.
Istilah ini mengandung makna every process, every job dan every
aspect (Goetsch dan Davis, 1994). TQM didefuniskan sebagai pendekatan
dalam menjalankan usaha yang berupaya memaksimalkan daya saing melalui
penyempurnaan secara terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan
lingkungan organisasi.
Karakteristik TQM terdiri atas fokus pada pelanggan,
berorientasi pada kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah, memiliki komitmen
jangka panjang, kerjasama tim, menyempurnakan kualitas secara berkesinambungan,
pendidikan dan pelatihan, menerapkan kebebasan yang terkendali, memiliki
kesatuan tujuan, dan melibatkan dan memberdayakan karyawan.
ISO 9000
· ISO
9000 adalah sebuah standar dalam manajemen kualitas yang dibentuk berdasarkan
konvensi ISO/TC 176 pada 1979. ISO 9000 dibentuk sebagai dasar dari suatu
standar dalam manajemen kualitas, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan
diperkenalkan secara umum pada 1983.
· ISO
9000 memperkenalkan persyaratan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk
menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang
dan jasa pada pasar.
· ISO
9000 merupakan standar manajemen mutu dan bukan standar produk, sehingga
perusahaan yang mempunyai sertifikat ISO 9000 tidak dapat mengiklankan
produknya yang sudah memenuhi standar internasional.
· ISO
9000 akan diulas dan direvisi setiap 6 tahun. ISO 9000-2000 adalah yang
terbaru.
· Mutu
(Kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai ciri dan karakter
menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang memengaruhi kemampuan produk
tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu.
· Definisi
ini menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Misalnya dari segi
desain, kepuasan diukur dari estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan,
keamanan, dan ketepatan waktu.
· Manajemen mutu adalah
aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan
kebijakan mutu suatu organisasi.
· Untuk mencukupkan kebutuhan
pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, manajer
proyek harus mengadakan pelatihan manajemen kualitas. Hal-hal yang menyangkut
kualitas adalah: Produk/pelayanan/proses pelaksanaan, dan Proses manajemen
proyek itu sendiri.
Manajemen kualitas proyek
Ada dua model yang sukses diterapkan dalam pelatihan
konsultan konstruksi dalam meningkatkan kinerja dari manajemen proyek, yaitu:
·
Continuous Quality Management Model
Model ini digunakan sebuah perusahaan untuk
meningkatkan bisnis mereka. Hal ini merupakan cara hidup dari semua organisasi
yang ingin mencapai posisi yang kompetitif dalam arus industralisasi yang
cepat.
Model ini sering ditemukan di perusahaan yang bersifat customer-driven. Termasuk
Levi Strauss, Motorola, dan Xerox. Perusahaan yang sudah memenangkan
penghargaan Malcolm Baldrige Award -Penghargaan yang mengakui
kualitas manajemen yang patut dicontoh- juga termasuk.
·
Process Quality Management
Model
Model ini digunakan untuk menghubungkan
faktor kesuksesan yang kritis dalam proses bisnis. Model ini membangun dasar
fondasi untuk meneruskan mengadakan suatu analisis terhadap langkah-langkah dan
proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.
Syarat Penggunaan dalam Manajemen Kualitas
Ada 3 proses dalam manajemen kualitas proyek, Yaitu:
·
Inspeksi
Suatu proses mengukur kegiatan proses
konstruksi untuk memeriksa apakah standar spesifikasi telah dicapai.
·
Quality Control
Teknik dan aktivitas operasi yang digunakan
agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup
monitoriing, menghilangkan masalah yang diketahui, mengurangi penyimpangan, dan
usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.
·
Quality Assurance
Seluruh tindakan yang sistematis dan
terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu
produk atau jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses –baik
internal maupun eksternal-, termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan
Quality Assurance mengevaluasi biaya dari
proyek secara menyeluruh dan teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar
relevan dan sesuai dengan standar kualitas.
Six Sigma
· Six
Sigma dapat didefinisikan sebagai strategi perbaikan kinerja bisnis dalam hal
peningkatan profitabilitas dengan cara membuang hal-hal yang tidak diperlukan,
mereduksi biaya, dan meningkatkan efisiensi maupun efektivitas di berbagai
kegiatan operasional yang dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan dan harapan
pelanggan.
· Motorola
merupakan perusahaan pertama di Amerika yang menerapkan konsep Six Sigma pada
tahun 1987. Konsep inilah yang membawa mereka pada perolehan penghargaan Malcolm
Baldrige National Award pada tahun 1988.
Six sigma dan Manajemen
· Six
Sigma dalam hal manajemen digunakan sebagai sebuah panduan dasar dan sebuah
pendekatan yang dipakai oleh para profesional dalam mengelola proyek-proyek
inovasi (Chan and Macbeth, 2001)
Six sigma dan Statistic
· Six Sigma dalam bahasa statistik
berarti terjadinya 3.4 DPMO (Defects Per Million Opportunities) atau
hampir sama sekali tidak terjadi kesalahan dalam menciptakan keluaran dari
sebuah proses produksi (selalu memenuhi kebutuhan pelanggan).
· Sigma sendiri
merepresentasikan kisaran variasi (simpangan) dari rata-rata keluaran pada
sebuah proses
Kualitas Biaya
Prinsip bahwa mutu harus direncanakan agar
tidak menimbulkan kekecewaan di kemudian hari dan tidak berdampak buruk
terhadap biaya dan reputasi proyek dalam jangka panjang. Proses pelaksanaan
yang buruk dan beresiko negatif. Akibatnya, biaya perawatan dan pencegahan akan
menjadi mahal. Ini adalah salah satu contoh dari kualitas biaya.
Penggunaan Software dalam Project Quality
Management
· Dengan majunya
perkembangan teknologi informasi, pengerjaan Project Quality Management dapat
terbantu dengan adanya software seperti : Primavera, Artemis, maupun Microsoft
Project. Dalam mempermudah pengerjaan Project Quality
Management akan diperlihatkan contoh-contoh perencanaan dan
pelaksanaan proyek.
Referensi:
K.C. Chan, Peter Ong, R, Eko Indrajit. 2004 INTEGRATED
PROJECT MANAGEMENT. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Drs. H. A. Hamdan Dimyati M.Si., Kadar Nurjaman S.E. M.M.
2014 MANAJEMEN PROYEK. Bandung : CV Pustaka Setia.
Dana Persada Mulyono, MBA, PMP., Sartika Kurniali, S.Kom.
MMSI 2013 SUPER PROJECT MANAGER. Jakarta : PT Elex Media
Komputindo.
Wysocki, Robert K., Robert Beck,jr, and David B. Crane.
2000. Effective Project Management Second Edition. New York, NY: John Wiley
& Sons. (ISBN 0-471-36028-7)
Minggu ke-9 - Manajemen Sumber Daya
Manajemen Sumber Daya
Manajemen
Sumber Daya adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan
orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat
dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Ini mencakup semua proyek
stakeholder - sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu, dan
lain-lain.
Proses Dalam Manajem SDM
1.
Perencanaan
SDM
2.
Perekrutan Anggota/Tim
3.
Pengembangan Kerja Tim
Proyek
4.
Pengelolaan Tim
Hal-Hal Yang Harus
Deketahui Dalam Pengelola Proyek
1.
Pemantauan terkait tahap
perkembangan tim proyek
2.
Pengelola
proyek harus paham alternatif manajemen konflik
3.
Pengelola
proyek harus menyegarkan diri dengan berbagai teori organisasi
·
Pemantauan Terkait Tahap
Perkembangan Tim Proyek
1.
Farming (tahap pembentukan tim)
2.
Storming (tahap mulai kerja dan menyesuaikan pola
kerja, latar belakang, dan lain-lain)
3.
Norming (tahap dimana tim mulai
kompak)
4.
Performing (tim dapat bekerja dengan solid)
5.
Adjouring (fase pembubaran tim)
Pengelola Proyek Harus
Paham Alternatif Manajemen Konflik
1.
Forcing (memaksakan kehendak)
2.
Withdrawing/avoiding (menghindari konflik)
3.
Smoothing/accomodating (fokus pada hal-hal yg
disepakati ketimbang hal yg tidak sesuai)
4.
Compromising (mecari solusi yg memuaskan
kedua pihak)
5.
Confronting/Problem
Solving (memperlakukan
konflik sebagi persoalan yg perlu segera diatasi)
6.
Collaborating (menggabungkan bebagai
sudut pandang dan mengarah pada tercapainya komintmen
Pengelola Proyek Harus
Menyegarkan Diri Dengan Berbagai Teori Organisasi
1.
Teori
Maslow
2.
Teori
dua faktor/hygiene Theory dari Herzberg
Manajemen Sumber Daya
sangatlah penting dalam manajemen proyek. SDM yang memadai akan membantu dalam
pelaksanaan proyek.
Referensi:
Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori& Manajemen Komunikasi, Jakarta: Media Pressindo
Kurniali, Sartika, 2013, Super Project Manager, Jakarta: elex media komputindo.
Referensi:
Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori& Manajemen Komunikasi, Jakarta: Media Pressindo
Kurniali, Sartika, 2013, Super Project Manager, Jakarta: elex media komputindo.
Minggu ke-10 - Manajemen Komunikasi
Manajemen Komunikasi
Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai
dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi
adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito
(1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Maksudnya
setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.
Dalam aplikasinya
langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:
1.
Langkah pertama ide/gagasan
diciptakan oleh sumber/komunikator.
2.
Langkah
kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi
lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3.
Langkah
ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui
saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada
komunikan.
4.
Langkah
keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk
mengartikan maksud pesan tersebut.
5.
Langkah
kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan
mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator
Rencana
Komunikasi
Tujuan
atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik.
Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif),
membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang
atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.
Isi
Rencana Manajemen Komunikasi
Proses
utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :
1.
Informasi,
termasuk format, isi dan level detail
2.
Siapa
penerima dan pembuat informasi
3.
Perencanaan
sumber daya manusia
4.
Metode/
teknologi untuk menghasilkan informasi
5.
Merangkum
kebutuhan dan keinginan klien
6.
Merinci
unit unit pekerjaan
7.
Prosedur
revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8.
Membuat
estimasi biaya
9.
Distribusi Komunikasi
Setelah
melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen
komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam
melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan
manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan
komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem
informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses
atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk
distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
· Rapat-rapat (meetings).
· Distribusi dokumen berupa
hardcopy.
· Distribusi data melalui
media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.
Pelaporan
Performance
Informasi
yang terkandung didalamnya, antara lain "
·
Status
reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka
ruang lingkup, waktu dan biaya.
·
Progres
reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan
pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin.
·
Mengadakan evaluasi akhir
proyek
·
Mengkaji
apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki
Mode
Penanganan Konflik
·
Action
: tindakan langsung
·
Secure
understanding : memberikan pengertian atas suatu inovasi
·
Motivate
action : memotivasi agar melukan tindakan
·
Forcing:
pendekatan win-lose
·
Withdrawal:
menghindari potensi pertentangan
Komunikasi
sangat penting dilakukan antar pelaku manajemen proyek perusahaan maupun dengan
investor dan pekerja. Agar proses proyek dapat terus terpantau, entah itu dari
segi perkembangan maupun biaya.
Sumber :
- Dana Prasada Mulyoto,MBA,PMP. Sartika Kurniali,S.Kom.,MMSI;Super Project Management, Jakarta 2013,PT Elex Media Komputindo
- K.C. Chan, Peter Ong, R, Eko Indrajit. 2004 INTEGRATED PROJECT MANAGEMENT. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
- Drs. H. A. Hamdan Dimyati M.Si., Kadar Nurjaman S.E. M.M. 2014 MANAJEMEN PROYEK. Bandung : CV Pustaka Setia.
- Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakarta : Media Pressindo.
- Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media komputindo.
EmoticonEmoticon